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    『电网企业应用』

    项目档案管理系统

    产品概述

     

    华中科技项目档案管理系统是基于当前企?#26723;?#26696;管理存在的现状与问题,而研发出的高效的工作平台、集中的信息平台和辅助项目审计的工具,产品具备项目档案的综合管理功能,实现档案从收集、整理、保管、统计、检索到利用等一系列档案管理过程的管理,?#37096;?#23454;现项目工作的管控,全面实现档案电子化管理。

    项目档案管理系统可满足公司、单位项目全过程里程碑进度跟踪、资料档案管理工作的需要,实现项目历史信息共享查询,逐步积累项目信息,使项目档案管理系统成为公司级大数据的组成部分。为项目最终审计提供基础资料档案,为项目进度跟踪提供实用的辅助跟踪及监控,促进项目管理水平提升。

    基于项目全寿命周期的档案管理体系

     

    产品定位

     
    • 中小型企业缺少档案管理系统支持

    档案管理模式比较粗放,缺少档案系统支持,档案采用纸张资料集中管理,档案归整复杂,人工查询速度慢,对项目资料整体情况无法直观把控。

    • 档案未能实现标准化、差异化管理

    项目档案录入缺乏标准化?#30446;?#21046;,对于不同类型的项目档案的管理无法实现差异化的管理,导致档案的质量也参差不齐。

    • 项目档案与过程管理未能实时监控

    目前档案系统只是实现项目档案资?#31995;?#20445;管,没有考虑项目的里程碑计划,对应过程信息未能实时监控,无法实现有效的管理。

     

     

    产品功能

     

    项目档案管理系统功能架构

    1、标准化配置

     项目全过程配置

    依据管理要求,梳理出过程节点、资料节点以及对应的责任人;

    配置标准化的全过程,涵盖所有涉?#26263;?#36807;程节点、资料节点。

    标准化模板配置

    依据项目类型的不同,在全过程配置的基础上进行差异化处理

    2、项目信息库

    项目基本信息

    项目基本信息通过多种方式创建,采用手动?#30053;?#21333;个项目、批量导入多个项目两种方式,对项目基本属性信息进行维护,包括项目类型、金额等内容划分标准维护。

    项目里程碑计划

    通过定义项目里程碑节点的计划,定义项目档案管理的流程,并以流程的方式驱动项目资?#31995;?#25910;集和归档以及项目过程信息的管控

    3、项目全过程管控

    资料录入

    档案管理标准覆盖项目实施全过程,每个实施阶段均有相对应的资料模板和?#24179;?#28165;单,并提供多种录入方式,确保资料标准录入。

    待办事项

    将参与项目的各方都纳入档案管理体系,明确各方在档案管理中的职责,?#28304;?#21150;事项的形式发?#25237;?#24212;的负责人进行处理,将档案录入工作形成一个有机整体。

    实时进展预警

    实现了档案管理自项目立项至投产验收的项目档案全过程管控,项目进展采用流程图的形式进行直观,同时对滞后、完工等情况进行预警提醒。

    4、档案智能化管理

    档案智能管理主要是档案依据维护的标准实现自动分类;采用生成二维码的方式与档案资料进行关联,只用扫一扫,就实现档案借?#27169;?#36890;过程序内置的档案目录、合集模板,支持合同导出,实现档案智能管理。

    5、综合统计分析

    档案归档统计

    对项目档案需要归档的总数、已上传以及具体未上传哪些资料进行统计。

    项目进度统计

    依据里程碑计划,对计划内开展的项目过程节点进行预警,加强项目进度跟踪及关注。

    项目资金统计

    项目自立项、投运、验?#23637;?#31243;中统计投资、招标、合同、结算等金额数据,分析项目资金的利用情况

    报表、报告自动生成

    按照管理要求,通过自动配置报表、报告的模板,从而生成项目档案、过程进度、资金利用等数据的总结材料。

     

    优势特色

     

    华中科技项目档案管理系统以项目里程碑计划为核心构建产品,支撑以实施进度、资金进度、交付成果为一体的“三位一体”管控体?#26723;?#33853;地。本产品具备‘五化’的功能特点。

    Ø  管理要求配置化

    管理要求发生变化?#20445;?#21482;用修改配置,简单快捷,支撑管理不断提升

    Ø  管理过程流程化

    以流程的方式驱动项目资?#31995;?#25910;集和归档,实现项目档案的全过程管理

    Ø  档案管控可视化

    提供项目档案过程管控可视化界面,利用图形直观展示项目资料归档进展

    Ø  档案工作便捷化

    提供多种资料录入方式,对非核心节点采用阶段性完成的方式解决项目档案管理过程中的实际问题

    Ø  数据应用多样化

    提供项目资?#31995;?#19968;键导出以?#26696;?#31181;分析报表、报告及图形,通过多种数据应用方式支撑项目全过程管控

     

    应用案例

     

    1、湖北省电力公司营销部档案管理系统

    项目档案管理系统于2015年7月整体上线运行,截止目前项目档案管理系统共计立项381个(其中2014 年项目167个,2015年项目214个),整理录入资料8048份(其中2014年5122份,2015年2926份)。2014年和2015年全省营销项目资料平均录入率分别为30.54%和 21.84%。其中我公司共立项25个(其中2014年项目11个,2015年项目14个),整体录入资料2165份(其中2014年1523份,2015年643份)2014年和2015年项目资料平均录入率分别为54.2%和50.17%,实现了营销项目档案的信息化管理,为实现营销项目全过程管控打?#24405;?#23454;基础。

     

    2、湖北省电力公司检修公司项目档案管理系统

    项目档案管理系统于2016年9月整体上线运行,截至2016年11月底,省检修公司所有已经开展工作的项目均开展了资料归集工作,项目资料归集处于竣工验?#25112;?#27573;的有151项,占项目总数的53.35%,其中:已通过归档验收项目36项,占已结算项目34%,这较往年有较大提升。此外各相关责任主体也进一步明确了档案管理的内容和标准,资料质量也进一步获得提升。

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